Tujuan dari rapat Tinjauan Manajemen adalah untuk meninjau dan mengevaluasi keefektifan Sistem Manajemen Anda, membantu Anda untuk menentukan kelanjutan kesesuaian dan kecukupannya. Tinjauan Manajemen melakukan ini dengan mendorong manajemen puncak untuk mempertimbangkan sejauh mana Sistem Manajemen:

1.Mencapai hasil yang diharapkan
2.Memenuhi persyaratan organisasi
3.Berfungsi sesuai dengan prosedur dan proses operasi yang ditetapkan
4.Mampu mengidentifikasi ketidaksesuaian dan 5.memantau tindakan korektif dan pencegahan selanjutnya

Tinjauan Manajemen juga memastikan bahwa semua tingkat manajemen diberi tahu tentang setiap perubahan, pembaruan, revisi, dll. Terhadap cara kerja Sistem Manajemen sehari-hari itu sendiri.

Karena Tinjauan Manajemen sangat penting untuk mendapatkan hasil maksimal dari Sistem Manajemen, anggota manajemen senior yang memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk Sistem Manajemen juga bertanggung jawab untuk mengadakan, menghadiri dan melaporkan Tinjauan Manajemen.

Perhatikan bahwa ada perbedaan antara Rapat Manajemen dan Tinjauan Manajemen. Yang pertama dapat membahas praktik kerja sehari-hari, penjualan, produksi, sumber daya, dan masalah kepegawaian, tetapi Tinjauan Manajemen hanya berfokus pada persyaratan Sistem Manajemen, seperti yang dijelaskan dalam Manual atau informasi terdokumentasi Anda.

Kapan, Apa dan Siapa
Tinjauan Manajemen, seperti halnya rapat yang berhasil, harus dipersiapkan sebelumnya. Anda perlu memutuskan kapan itu akan berlangsung, apa yang akan dibahas dan siapa yang harus hadir. Standar ISO mengharuskan Anda untuk mendokumentasikan kapan pertemuan harus dilakukan dan apa yang akan, dan telah, dibahas, tetapi juga merupakan ide yang baik untuk mendokumentasikan daftar hadirin juga.

Kapan – Atur Jadwal
Direkomendasikan bahwa rapat harus dilakukan setidaknya setahun sekali, tetapi rapat dapat diadakan setiap tiga bulan atau bahkan bulanan jika diinginkan.

Jika organisasi Anda mengoperasikan lebih dari satu Sistem Manajemen, atau memiliki Sistem Manajemen yang disertifikasi untuk lebih dari satu Standar ISO, Tinjauan Manajemen bersama dapat dilakukan untuk menghemat waktu dan menghindari duplikasi yang tidak perlu. Pastikan Anda mencakup aspek unik dari setiap Standar, serta fitur bersama.

Untuk bisnis yang mengadakan beberapa rapat dalam satu tahun, setiap rapat dapat didedikasikan untuk meninjau bagian atau area tertentu dari Sistem Manajemen Anda. Jika Anda memutuskan untuk menjalankan banyak tinjauan dengan cara ini, pastikan bahwa tinjauan tersebut mencakup semua topik yang disyaratkan oleh Standar ISO yang Anda sertifikasi. Anda dapat melakukannya dengan lebih mudah dengan menulis agenda terperinci untuk setiap rapat.

Ambil Sesi Point
Mendokumentasikan konten dan hasil rapat Tinjauan Manajemen merupakan persyaratan Sertifikasi ISO, jadi seseorang perlu meluangkan waktu selama rapat.

Saat membuat notulen, gunakan agenda rapat untuk membantu, menulis catatan di samping setiap topik terkait. Ini akan membantu penulisan nanti karena catatan singkat memiliki lebih banyak konteks ketika ditulis di bawah topik tertentu.

Untuk setiap tindakan atau perubahan yang disepakati yang harus dilakukan, Anda harus merinci siapa yang bertanggung jawab atas tugas dan tenggat waktu yang ditetapkan. Dengan mencatat informasi ini, hal-hal ini dapat lebih mudah ditindaklanjuti dalam Tinjauan Manajemen berikutnya.

Pastikan juga untuk mencatat tanggal dan waktu pertemuan serta siapa yang hadir.

Risalah penting untuk ditulis, sebaiknya sesegera mungkin setelah rapat untuk memastikan isinya masih segar di benak Anda. Ini karena notulen diperlukan sebagai informasi yang terdokumentasi di bawah Standar ISO dan harus tersedia untuk auditor pihak ketiga.